Abmahnung erhalten — was jetzt?

Für die arbeitsrechtliche Abmahnung gibt es keine gesetzliche Definition und keine gesetzliche Frist. Man muss also weder innerhalb einer bestimmten Zeit widersprechen noch überhaupt reagieren; umgekehrt verfällt eine Abmahnung auch nicht automatisch nach einer bestimmten Zeit. Was eine Abmahnung leisten muss und wann sie aus der Personalakte zu entfernen ist, hat die Rechtsprechung entwickelt. Läuft parallel eine Kündigungsfrist, gilt die Drei-Wochen-Frist des § 4 KSchG — dafür ist der Fristen-Check da.

Was muss eine Abmahnung leisten?

Das Bundesarbeitsgericht beschreibt zwei Funktionen, die eine Abmahnung erfüllen muss. Erstens weist sie den Arbeitnehmer auf seine vertraglichen Pflichten hin und hält den Verstoß fest — Hinweis- und Dokumentationsfunktion. Zweitens fordert sie ihn zu künftig vertragsgerechtem Verhalten auf und stellt für den Wiederholungsfall Konsequenzen für den Bestand des Arbeitsverhältnisses in Aussicht — Warnfunktion (BAG, Urteil vom 19.07.2012 – 2 AZR 782/11).

Daraus folgen die Anforderungen, an denen Abmahnungen in der Praxis am häufigsten scheitern:

• Der Sachverhalt muss konkret sein. Pauschale Vorwürfe wie „wiederholte Unpünktlichkeit" ohne Datum, Uhrzeit und Vorgang genügen nicht.
• Die Behauptungen müssen zutreffen. Enthält eine Abmahnung unrichtige Tatsachenbehauptungen, ist sie angreifbar.
• Es muss eine Warnung enthalten sein. Ein Schreiben, das nur rügt, ohne für den Wiederholungsfall Folgen für das Arbeitsverhältnis anzukündigen, ist eine Ermahnung, keine Abmahnung — mit anderen Rechtsfolgen.
• Verhältnismäßigkeit. Eine Abmahnung, die auf einer unzutreffenden rechtlichen Bewertung beruht oder unverhältnismäßig ist, kann ebenfalls angegriffen werden.

Eine Form schreibt das Gesetz nicht vor; auch eine mündliche Abmahnung ist möglich. In der Praxis wird sie schriftlich erteilt und zur Personalakte genommen, weil sie sonst kaum beweisbar wäre.

Keine Frist — und warum das zwei Seiten hat

Für die Reaktion auf eine Abmahnung sieht das Gesetz keine Frist vor. Wer nicht widerspricht, erkennt den Vorwurf damit nicht an; ein Schweigen hat keine rechtsgeschäftliche Bedeutung. Auch für eine gerichtliche Geltendmachung gibt es keine der Klagefrist des § 4 KSchG vergleichbare Ausschlussfrist.

Die Kehrseite: Eine Abmahnung verfällt auch nicht automatisch. Die verbreitete Vorstellung, sie sei „nach zwei Jahren erledigt", hat keine gesetzliche Grundlage. Das Bundesarbeitsgericht hat in der genannten Entscheidung ausdrücklich festgehalten, dass die Warnfunktion durch Zeitablauf entfallen kann, dass es dafür aber keine festen zeitlichen Grenzen gibt — maßgebend sind die Umstände des Einzelfalls.

Zwei Fristen sind trotzdem im Blick zu behalten, weil sie an einen Sachverhalt anknüpfen, der oft neben der Abmahnung steht:

• Ausschlussfristen in Arbeits- und Tarifverträgen. Geht es zugleich um offene Vergütung, Zuschläge oder Überstunden, können diese Ansprüche binnen weniger Monate verfallen — unabhängig von der Abmahnung.
• Verzicht auf das Kündigungsrecht. Wer abmahnt, verzichtet damit regelmäßig auf das Recht, wegen desselben Vorgangs zu kündigen — die Abmahnung ist die mildere Reaktion, für die sich der Arbeitgeber entschieden hat. Unabhängig davon läuft für eine fristlose Kündigung ohnehin die Zwei-Wochen-Frist des § 626 Abs. 2 BGB ab Kenntnis der maßgebenden Tatsachen.

Kann ich die Entfernung aus der Personalakte verlangen?

Hier ist zwischen zwei Fällen zu unterscheiden.

Die Abmahnung ist zu Unrecht erteilt. Dann kommt ein Anspruch auf Entfernung in Betracht — etwa wenn sie unrichtige Tatsachenbehauptungen enthält, nicht hinreichend bestimmt ist, auf einer unzutreffenden rechtlichen Bewertung beruht oder den Grundsatz der Verhältnismäßigkeit verletzt. Ein solcher Anspruch besteht auch dann, wenn der Arbeitgeber an der Aufbewahrung kein berechtigtes Interesse mehr hat.

Die Abmahnung ist zu Recht erteilt. Dann ist die Hürde deutlich höher: Nach der Rechtsprechung kann die Entfernung erst verlangt werden, wenn das gerügte Verhalten für das Arbeitsverhältnis in jeder Hinsicht bedeutungslos geworden ist (BAG, Urteil vom 19.07.2012 – 2 AZR 782/11). Bloßer Zeitablauf genügt dafür nicht.

Ob sich der Streit lohnt, ist eine andere Frage als die, ob er rechtlich möglich ist. Eine gerichtliche Auseinandersetzung um eine Abmahnung ist ein eigener Rechtsstreit mit eigenem Streitwert — anders als beim Kündigungsschutzprozess greift der Deckel des § 42 Abs. 2 GKG hier nicht. Zu den Kostenregeln vor dem Arbeitsgericht siehe Was kostet eine Kündigungsschutzklage?

Kann ich eine Gegendarstellung zur Personalakte verlangen?

Unabhängig von einem Entfernungsanspruch besteht ein einfach durchsetzbares Recht, die eigene Sicht in der Akte zu dokumentieren:

§ 83 Abs. 2 BetrVG: „Erklärungen des Arbeitnehmers zum Inhalt der Personalakte sind dieser auf sein Verlangen beizufügen."

Ein Ermessen des Arbeitgebers besteht insoweit nicht. Hinzu kommt das Einsichtsrecht: Der Arbeitnehmer darf in die über ihn geführten Personalakten Einsicht nehmen und dazu ein Mitglied des Betriebsrats hinzuziehen, das zur Verschwiegenheit verpflichtet ist (§ 83 Abs. 1 BetrVG).

Eine Gegendarstellung ist deshalb der Weg mit dem geringsten Risiko: Sie kostet nichts, sie präjudiziert nichts, und sie steht dauerhaft neben der Abmahnung in der Akte. Ob sie im konkreten Fall sinnvoll ist und wie sie formuliert sein sollte, ist allerdings eine Frage der Rechtsposition und gehört anwaltlich geprüft — eine schriftliche Einlassung kann auch Angriffsfläche bieten.

Was bedeutet die Abmahnung für eine spätere Kündigung?

Die Abmahnung ist im Regelfall die Vorstufe der verhaltensbedingten Kündigung. Für Dauerschuldverhältnisse enthält das Bürgerliche Gesetzbuch den allgemeinen Gedanken, dass vor einer Kündigung wegen Pflichtverletzung eine erfolglose Abmahnung erforderlich ist (§ 314 Abs. 2 BGB). Im Kündigungsschutzrecht folgt dasselbe aus dem Verhältnismäßigkeitsgrundsatz: Eine verhaltensbedingte Kündigung setzt eine negative Prognose voraus, und die lässt sich regelmäßig erst begründen, wenn der Arbeitnehmer trotz Abmahnung erneut in gleicher Weise gegen seine Pflichten verstoßen hat.

Daraus folgt zweierlei:

• Eine Abmahnung ist keine Kündigung. Das Arbeitsverhältnis besteht unverändert fort, und es läuft keine der Klagefrist des § 4 KSchG vergleichbare Frist. Ganz fristfrei ist die Sache dennoch nicht: Ausschlussfristen aus Arbeits- oder Tarifvertrag können auch den Anspruch auf Entfernung erfassen, und wer sehr lange untätig bleibt, riskiert die Verwirkung.
• Nicht jede Kündigung setzt eine Abmahnung voraus. Bei schweren Pflichtverletzungen, bei denen dem Arbeitnehmer die Rechtswidrigkeit ohne Weiteres erkennbar war, kann sie entbehrlich sein. Ebenso bei betriebs- und personenbedingten Kündigungen, die nicht an ein steuerbares Verhalten anknüpfen — dazu siehe Gilt das Kündigungsschutzgesetz für mich?

Wird nach einer Abmahnung tatsächlich gekündigt, gilt die Drei-Wochen-Frist — dann ist Eile geboten. Ob sich daraus eine Abfindung ergeben kann, ist unter Wie wird eine Abfindung berechnet? beschrieben.

Beschwerderecht im Betrieb

Neben der Gegendarstellung sieht das Betriebsverfassungsgesetz ein förmliches Beschwerderecht vor: Der Arbeitnehmer kann sich bei den zuständigen Stellen des Betriebs beschweren, wenn er sich vom Arbeitgeber oder von Arbeitnehmern des Betriebs benachteiligt oder ungerecht behandelt oder in sonstiger Weise beeinträchtigt fühlt (§ 84 Abs. 1 BetrVG). Er kann dazu ein Mitglied des Betriebsrats hinzuziehen; der Arbeitgeber hat ihn über die Behandlung der Beschwerde zu bescheiden. Eine Benachteiligung wegen der Beschwerde ist unzulässig (§ 84 Abs. 3 BetrVG) — insoweit tritt das Maßregelungsverbot des § 612a BGB hinzu.

Redaktion: Fuchsbau Software. Die anwaltliche Prüfung übernimmt die genannte Kanzlei.